Adatkezelési és sütitájékoztató
1. Az adatkezelő
City Gold Rent Kft.
Székhely: 2161 Csomád, Kossuth Lajos út 47.
Telephely: 1141 Budapest, Fogarasi út 115.
Honlap: electricrent.hu
Adatvédelmi kapcsolattartás: info@electricrent.hu
Telefon: +36 20 371 7137, +36 30 229 1218
A tájékoztató a honlap használatára, az érdeklődésekre, foglalási kérelmekre, az ügyfél- és szerződéskezelésre vonatkozik.
2. Kapcsolatfelvétel és foglalás
A kezelt adatok az űrlapon megadott név, e-mail-cím, telefonszám, üzenet, a választott jármű, a tervezett átvétel, a bérlés időtartama, díja, kért extrái, a kérelem azonosítója, állapota és az ÁSZF-nyilatkozat. Célunk a megkeresés megválaszolása és a bérlés előkészítése.
Magánszemély saját bérlésének előkészítésekor a jogalap a GDPR 6. cikk (1) b) pontja. Céges kapcsolattartó vagy egyéb érdeklődő esetén a kapcsolattartáshoz fűződő jogos érdek lehet a jogalap, a GDPR 6. cikk (1) f) pontja szerint; ehhez dokumentált érdekmérlegelés szükséges. A kötelező mezők hiányában a webes kérelem nem küldhető el.
A lezárt érdeklődések és a meg nem valósult foglalások alapadatait a lezárástól vagy lemondástól számítva legfeljebb 12 hónapig kívánjuk kezelni. A 12 hónap nem automatikus tárolási jogosultság: a további egyeztetéshez vagy konkrét igény rendezéséhez nem szükséges adatokat korábban törölni kell. A lezárás utáni megőrzés jogos érdekét és szükségességét külön alá kell támasztani.
3. Személyes és okmányadatok
Az előzetesen kitölthető adatlap mezői: név, születési név, születési hely és idő, anyja neve, személyazonosító okmány száma, lakcím, lakcímkártya száma, jogosítvány száma és érvényessége. Az online megadás választható; az adatok a jármű átvételekor is megadhatók. Az űrlap okmányképet nem kér.
A szerződéshez ténylegesen szükséges adatok kezelésének célja az azonosítás, a vezetési jogosultság ellenőrzése és a szerződés előkészítése, jogalapja a GDPR 6. cikk (1) b) pontja. Minden mező szükségességét külön igazolni kell; az előzetes kitöltés kényelme önmagában nem indokol valamennyi okmányadat tárolását.
Ha a bérlés meghiúsul, a további célhoz nem szükséges okmányadatokat indokolatlan késedelem nélkül törölni kell. Konkrét jogvita esetén kizárólag az igényhez szükséges adatok őrizhetők meg, korlátozott hozzáféréssel.
4. Ügyféladatbázis, szerződések és számlák
A foglalási adatok az ügyfélkezelőben is megjelennek; ott az arra jogosult munkatársak módosíthatják őket, szerződést készíthetnek, illetve exportálhatják a szükséges adatokat. Az e-mail-cím alapján történő összerendelés segít elkerülni a párhuzamos ügyféladatlapokat; téves összerendelés esetén helyesbítés kérhető.
A szerződés teljesítéséhez szükséges adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) b) pontja. A teljesítés után a szerződéses igények érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges adatok jogos érdek alapján, az alkalmazandó elévülési időhöz igazítva őrizhetők meg. A Ptk. általános elévülési ideje a követelés esedékességétől számított 5 év; nyugvás, megszakítás vagy külön szabály ezt módosíthatja. Ez nem jelent a teljes ügyféladatlapra vonatkozó kötelező ötéves tárolást.
A számlák és számviteli bizonylatok megőrzése jogi kötelezettség, a GDPR 6. cikk (1) c) pontja és a számviteli törvény 169. §-a alapján legalább 8 év. A számviteli bizonylatot alátámasztó szerződésre is vonatkozhat ez a kötelezettség. E szabály nem terjed ki automatikusan minden okmányadatra.
A megőrzési szabályokat az adatbázisban, a levelezésben, a PDF-eknél és az exportált állományoknál is alkalmazni kell. A biztonsági mentések törlési és visszaállítási rendjét a végleges tájékoztatóhoz még egyeztetni kell.
5. Címzettek és közreműködők
Az adatokhoz a bérlés ügyintézésére feljogosított munkatársak férhetnek hozzá. A rendszer a kérelmeket és a megadott adatokat e-mailben is továbbítja a kölcsönzőnek. A tárhely és a levelezés üzemeltetéséhez szolgáltatók közreműködése szükséges.
- Tárhely és az electricrent.hu levelezése: CSB IT Hosting & Consulting Bt. (aWh), 9985 Felsőszölnök, Hármashatár út 33.; e-mail: info@csb-it.hu; honlap: www.csb-it.hu. Az adatfeldolgozói feltételeket és a naplómegőrzési időket közzététel előtt ellenőrizni kell.
- Webes mérés: Cloudflare, Inc.; térképszolgáltatás: Google. Részletek alább.
Hatóság, bíróság vagy jogi képviselő részére adat csak megfelelő jogalappal és a szükséges körben adható át. A külső szolgáltatók esetleges EGT-n kívüli adattovábbítását és az alkalmazott garanciákat a szolgáltatói szerződések alapján még ellenőrizni kell; ilyen garancia fennállását ez a tervezet nem igazolja.
6. Sütik és külső webes szolgáltatások
A süti a böngészőben tárolt kis adatállomány. A működéshez feltétlenül szükséges sütiket meg kell különböztetni a választható méréstől és más külső tartalmaktól. A sütimentesség önmagában nem zárja ki a személyes adatok kezelését.
Ügyfélkezelő munkamenete
Az adminisztrátori belépés munkamenetsütit használ a hitelesítés fenntartására. Ez a kért belépési szolgáltatáshoz szükséges; nem reklámcélú. A süti pontos nevét és tényleges lejáratát a tárhelyen ellenőrizni kell. A böngésző beállításaiban a sütik törölhetők vagy letilthatók; a tiltás a belépést akadályozhatja.
Cloudflare Web Analytics
A nyilvános kezdőoldal Cloudflare Web Analytics mérőkódot tartalmaz a látogatások és az oldal teljesítményének mérésére. A szolgáltató leírása szerint a mérés nem használ sütiket és nem követ egyéni felhasználókat különböző honlapokon. A kód betöltése és a mérési kérések külső hálózati kapcsolatot hoznak létre; ez nem azonos azzal, hogy egyáltalán nem történik adatkezelés.
A mérés jogalapját, megőrzési beállításait és az esetleges hozzájárulási követelményt közzététel előtt értékelni kell. A jelenlegi HTML-ben a kód automatikusan betöltődik; ez a dokumentum nem tartalmaz és nem telepít hozzájárulás-kezelést. Cloudflare dokumentáció, adatvédelmi tájékoztató.
Google Térkép
A kapcsolat résznél beágyazott Google Térkép található. Betöltésekor a böngésző kapcsolódik a Google szolgáltatásához, amely technikai adatokat, így IP-címet és böngészőadatokat kaphat, és a körülményektől függően sütiket is használhat. A jelenlegi beágyazás nem előzetes hozzájáruláshoz kötött; a késleltetett betöltés nem helyettesíti a hozzájárulást.
Közzététel előtt ezt hozzájáruláshoz kötött betöltésre vagy egyszerű külső térképhivatkozásra kell rendezni, és a leírást a választott működéshez igazítani. Google adatvédelmi tájékoztató.
7. Érintetti jogok
Az info@electricrent.hu címen kérhető tájékoztatás, hozzáférés és másolat, a pontatlan adatok helyesbítése, a törlés és az adatkezelés korlátozása a GDPR feltételei szerint. Jogos érdeken alapuló kezelés ellen saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat. Automatizált, hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló kezelésnél az adathordozhatóság joga is megilletheti. Hozzájárulás esetén az bármikor visszavonható, a korábbi kezelés jogszerűségének érintése nélkül.
A kérelmet főszabály szerint egy hónapon belül megválaszoljuk. Összetett vagy nagyszámú kérelemnél a határidő további két hónappal meghosszabbítható; ennek okáról az első hónapon belül tájékoztatást adunk. Jogi megőrzési kötelezettség vagy jogi igény miatt egyes adatok törlése nem mindig teljesíthető.
Panasz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál tehető; bírósághoz is fordulhat. Az előzetes kapcsolatfelvétel velünk nem feltétele a jogorvoslatnak.